Koppeling boekhouding instellen

Om de financiële export in te stellen ga je naar Voorkeuren > Financieel > Boekhouding. Je kunt hier kiezen uit de volgende boekhoudpakketten:

1. CSV.
Dit is een komma-gescheiden bestand met boekingsregels van een factuur. Per boeking/grootboekrekening bevat de CSV één regel. Daarbij is het nummer van de grootboekrekening opgenomen. De BTW en bijbehorende grootboekrekening staan in dit bestand als een boekingsregel van de factuur. Dit formaat kan door vrijwel alle boekhoudpakketten worden geïmporteerd. Het bestand met leerlingen bevat de naam, het postadres en het debiteurnummer.

2. Exact Online
Volledig afgestemd op de structuur waarin je facturen in Exact Online kunt importeren. Belangrijkste verschil met CSV is dat de BTW niet op een aparte regel vermeld is, maar middels een codering is verwerkt in de betreffende factuurregel(s).

3. Snelstart
Wanneer je gebruik maakt van Snelstart kun je het beste deze indeling gebruiken. Ook hierbij download je het CSV bestand voor de facturen en leerlingen (debiteuren) wat je met een paar stappen kunt inlezen in je boekhoudpakket. Let er bij Snelstart specifiek op dat je een aansluitende periode importeert. Wanneer je bestand reeds geïmporteerde facturen bevat dan zal de import worden onderbroken.

4. e-Boekhouden.nl
Gebruik je e-Boekhouden.nl dan selecteer je deze optie. Ook hierbij download je het CSV bestand voor de facturen en leerlingen (debiteuren) wat je met een paar stappen kunt inlezen in je boekhoudpakket. Let er bij e-Boekhouden.nl specifiek op dat je een aansluitende periode importeert. Wanneer je bestand reeds geïmporteerde facturen bevat dan zal de import worden onderbroken. 

Instellingen voor het boekhoudpakket
Stel allereerst de grootboekcodes voor het dagboek, BTW en de standaard grootboekrekening in. De laatste zal worden gebruikt wanneer je bij een product (rijles, examen, etc.) of op de factuur geen specifieke grootboekrekening instelt.

Sommige boekhoudpakketten maken gebruik van btw-codes in plaats van grootboekrekeningen. Bij e-boekhouden.nl ziet dat er als volgt uit:

Grootboekrekening instellen
Om de factuurregels te voorzien van de juiste grootboekrekening kun je bij Voorkeuren > Prijzen en pakketten bij een rijles, examen of ander product een code voor de boekhouding invoeren. Bewerk hiervoor het onderdeel en klik op geavanceerd. Deze code dient exact overeen te komen met de grootboekrekeningen zoals deze in je boekhoudpakket staan.

De code boekhouding instellen bij producten zodat de omzet op de juiste grootboekrekening terecht komt

Grootboekrekeningen en een factuur maken
Wanneer je bovenstaande instellingen hebt doorgevoerd worden alle producten die op een factuur komen automatisch voorzien van de juiste code voor de boekhouding. Dit kun je controleren bij het bewerken van de factuur.

De code voor de boekhouding zie je in de laatste kolom, onder de BTW

Waar je rekening mee moet houden
Heb je al facturen in PlanGo staan en later de instellingen voor de boekhouding ingevoerd? Dan zijn de facturen van voor dat moment niet voorzien van de code voor de boekhouding. Om deze facturen toch goed te kunnen importeren zul je de facturen moeten bewerken en daarbij per regel de juiste code op moeten geven. Alleen dan kunnen de facturen door het boekhoudpakket worden ingelezen.

Controleer dan goed of de debiteurnummers in PlanGo overeenkomen met de debiteurnummers in je boekhoudsoftware. Zo voorkom je dubbele vermeldingen of het overschrijven van bestaande debiteuren. Je kunt het debiteurnummer wijziging in het profiel van de leerling.

Een importbestand in Excel bewerken voor een rapportage
Het CSV-bestand dat je uit PlanGo hebt geëxporteerd kun je als een Excel-werkmap openen. Als je een CSV-bestand in Excel opent, wordt de indeling van het bestand niet gewijzigd. Klik op het tabblad Bestand en vervolgens op Importeren. Kies voor CSV-bestand importeren en zoek naar het CSV-bestand dat je wilt openen en klik op gegevens ophalen. Je hebt nu de keuze uit een aantal instellingen. Door te klikken op voltooien wordt het CSV-bestand in Excel geopend en de gegevens weergegeven.

Excel beschikt ook over de mogelijkheid om een lijst te voorzien van subtotalen. Klik hiervoor op ‘gegevens’ en kies voor subtotaal. Stel nu stap voor stap in wat je wilt zien en klik op OK. Het filteren van gegevens is een snelle manier om gegevens in een tabel op te zoeken en te bewerken.