We weten dat de boekhouding niet het leukste stukje is van je werk. Maar het is wel een belangrijk stuk! De laatste tijd krijgen we steeds vaker vragen over de vooruitgefactureerde omzet. Daarom hebben we de hulp ingeroepen van een professional, accountant Wouter Jansen, die jullie meest prangende vragen beantwoordt.
Wat ís vooruitgefactureerde omzet nou precies?
“Gelijk een goede vraag, want hier is nog wel eens verwarring over. Vooruitgefactureerde omzet, of overlopende omzet, is omzet die al eerder in rekening is gebracht, maar waarvoor de diensten nog deels of helemaal verricht moeten worden. In het geval van rijscholen spreken we dan voornamelijk over rijlessen en examens en toetsen.”
“Gelijk een goede vraag, want hier is nog wel eens verwarring over. Vooruitgefactureerde omzet, of overlopende omzet, is omzet die al eerder in rekening is gebracht, maar waarvoor de diensten nog deels of helemaal verricht moeten worden. In het geval van rijscholen spreken we dan voornamelijk over rijlessen en examens en toetsen.”
Waarom is het belangrijk voor een rijschool om te weten wat er aan vooruitgefactureerde omzet in het bedrijf zit?
“Als ondernemer moet je uitgaan van het toerekening en matchingprincipe. Dit betekent dat je de juiste omzet aan de juiste periode moet toewijzen. Dus stel dat je diensten hebt verricht in november, dan moet de omzet ook bij deze periode neergezet worden. Dit is belangrijk voor je eigen inzicht en voor de belastingaangifte, aangezien die ermee samenhangt. Dit geldt voor grote en kleine rijscholen. Een grote rijschool zal natuurlijk een grotere overloop-post hebben dan een kleine rijschool, maar percentueel zal het niet veel verschil maken.”
“Als ondernemer moet je uitgaan van het toerekening en matchingprincipe. Dit betekent dat je de juiste omzet aan de juiste periode moet toewijzen. Dus stel dat je diensten hebt verricht in november, dan moet de omzet ook bij deze periode neergezet worden. Dit is belangrijk voor je eigen inzicht en voor de belastingaangifte, aangezien die ermee samenhangt. Dit geldt voor grote en kleine rijscholen. Een grote rijschool zal natuurlijk een grotere overloop-post hebben dan een kleine rijschool, maar percentueel zal het niet veel verschil maken.”
Wat doet de vooruitgefactureerde omzet met het resultaat van de onderneming?
“Wanneer je bijvoorbeeld pakketten met rijlessen verkoopt, heb je eigenlijk altijd overloop aan tegoeden in een periode. Dit zou kunnen betekenen dat je een hoge verkoop hebt gehad, maar dit moet dan later nog wel geleverd worden. Reken jezelf dus niet te snel rijk, want daarmee snij je jezelf op een later moment in de vingers.”
“Wanneer je bijvoorbeeld pakketten met rijlessen verkoopt, heb je eigenlijk altijd overloop aan tegoeden in een periode. Dit zou kunnen betekenen dat je een hoge verkoop hebt gehad, maar dit moet dan later nog wel geleverd worden. Reken jezelf dus niet te snel rijk, want daarmee snij je jezelf op een later moment in de vingers.”
Je hebt het steeds over periodes. Is dat een maand, kwartaal of jaar?
“Dat kan een rijschool zelf bepalen, in ieder geval per jaar. De vooruitgefactureerde omzet is belangrijk voor je eigen inzicht. Voor de belastingaangifte door het jaar heen is het niet noodzakelijk, maar voor de NOW-regeling bijvoorbeeld weer wel. In zo’n geval kan het nodig zijn om de vooruitgefactureerde omzet per maand of per kwartaal af te grenzen.”
“Dat kan een rijschool zelf bepalen, in ieder geval per jaar. De vooruitgefactureerde omzet is belangrijk voor je eigen inzicht. Voor de belastingaangifte door het jaar heen is het niet noodzakelijk, maar voor de NOW-regeling bijvoorbeeld weer wel. In zo’n geval kan het nodig zijn om de vooruitgefactureerde omzet per maand of per kwartaal af te grenzen.”
In de Rijschoolsoftware van PlanGo kun je de vooruitgefactureerde omzet exporteren. Dit bestand is een momentopname van de laatste minuut van iedere maand. Correcties die na de laatste dag van de maand zijn doorgevoerd worden niet meer verwerkt in de export. Zorg er daarom voor dat je voor de jaarwisseling alle afspraken goed in de planning hebt staan en dat je facturatie tot en met die periode up-to-date is, anders klopt de export niet. Je vindt deze export via de Voorkeuren > Financieel > Boekhouding.
De export van de vooruitgefactureerde omzet klopt niet altijd precies, is dit belangrijk?
“Omdat er in PlanGo wordt uitgegaan van een standaardprijs, zal de vooruitgefactureerde omzet bij benadering kloppen. Stel dat je 5 rijlessen factureert en je geeft daar op een aparte regel €20 korting op, dan zie je in de export wel de standaardprijs. Dat is niet ideaal omdat je ook de korting aan de juiste periode van omzet dient toe te wijzen, maar ook als het gaat om een benadering is het goed om de vooruitgefactureerde omzet te bekijken. Mijn advies is om je accountant bij de tussentijdse- of jaarafsluiting te laten kijken of de vooruitgefactureerde omzet dient te worden aangepast wat betreft gegeven kortingen. Het zal per rijschool namelijk verschillen of de kortingen materieel zijn voor het beeld.”
“Omdat er in PlanGo wordt uitgegaan van een standaardprijs, zal de vooruitgefactureerde omzet bij benadering kloppen. Stel dat je 5 rijlessen factureert en je geeft daar op een aparte regel €20 korting op, dan zie je in de export wel de standaardprijs. Dat is niet ideaal omdat je ook de korting aan de juiste periode van omzet dient toe te wijzen, maar ook als het gaat om een benadering is het goed om de vooruitgefactureerde omzet te bekijken. Mijn advies is om je accountant bij de tussentijdse- of jaarafsluiting te laten kijken of de vooruitgefactureerde omzet dient te worden aangepast wat betreft gegeven kortingen. Het zal per rijschool namelijk verschillen of de kortingen materieel zijn voor het beeld.”
Heb je nog algemene tips zo tegen het einde van het jaar?
“Als de prijzen omhoog gaan, zoals die van het CBR, dan is het soms handig om dit al eerder dan de jaarwisseling door te voeren. Een leerling die nu een pakket met een examen koopt, zal hoogstwaarschijnlijk pas in het volgende jaar een examen inplannen. In dat geval levert het een (klein) verlies op voor de rijschool. Wanneer je in dit jaar al de nieuwe prijzen gaat hanteren dan heb je hier geen issues mee.”
“Als de prijzen omhoog gaan, zoals die van het CBR, dan is het soms handig om dit al eerder dan de jaarwisseling door te voeren. Een leerling die nu een pakket met een examen koopt, zal hoogstwaarschijnlijk pas in het volgende jaar een examen inplannen. In dat geval levert het een (klein) verlies op voor de rijschool. Wanneer je in dit jaar al de nieuwe prijzen gaat hanteren dan heb je hier geen issues mee.”
Hulp nodig bij je vooruitgefactureerde omzet?
Wanneer je PlanGo gebruikt wordt de vooruitgefactureerde omzet iedere maand automatisch voor je klaargezet. Wil jij ook tijd besparen? Maak dan gratis en vrijblijvend een proefaccount bij ons aan. Je kunt ons ook altijd even bellen op 024-7009708, dan kijken we samen hoe onze rijschoolsoftware jou het beste kan helpen.
Communicatie
Mailen met leerlingen: Maak het jezelf makkelijk
Makkelijk een e-mail met de komende rijlessen of een felicitatie naar je leerling sturen. Leerlingen welkom heten bij je rijschool, een overzicht sturen van de lessen en ze feliciteren met het rijbewijs: onderwerpen van mails die je...
Lees verder
Boekhouding
Handenvol papierwerk? Gebruik software!
Een overzichtelijke administratie is niet alleen van belang als je wat tijd wilt besparen, maar ook om ervoor te zorgen dat je niet onverhoopt een factuur vergeet te sturen. “We weten allemaal dat de marges in de rijschool niet hoog...
Lees verder
Planning
Rijexamens handig inplannen via TOP-online
Een examen plannen met je leerling, het toetsmoment invoeren via het registratiesysteem van het CBR en vervolgens weer in je eigen administratie verwerken; allemaal vrij omslachtig. Dat moet makkelijker kunnen, toch? Het antwoord op die...
Lees verder
