Een overzichtelijke administratie is niet alleen van belang als je wat tijd wilt besparen, maar ook om ervoor te zorgen dat je niet onverhoopt een factuur vergeet te sturen. “We weten allemaal dat de marges in de rijschool niet hoog zijn. Eén vergeten lesuur betekent al snel dat je vijf lessen niets meer verdient.
Tom Tijssen, directeur bij PlanGo rijschoolsoftware kan het niet genoeg benadrukken: goede software is een must voor rijschoolhouders. “Software verdien je al snel terug met één niet-vergeten uur in de maand.”
Plannen
Bij het inplannen van lessen zijn verschillende factoren van belang. Het afspreken met zowel de leerling als de instructeur en het zorgen voor een beschikbaar voertuig zijn daar voorbeelden van. Soms verplaatst een leerling een rijles op het laatste moment, kan een instructeur niet of is een auto niet beschikbaar vanwege onderhoud. “In al die gevallen is het van belang dat je planning kloppend is”, aldus Tijssen. “Stel dat je dat in een papieren agenda bijhoudt, dan kost het nogal wat corrigeerwerk om dat continu allemaal actueel te houden. Software is daarbij een uitkomst.”
Registreren
Wanneer je de lessen tijdig geregistreerd hebt, moet je daar ook een factuuroverzicht van maken. “Doe je dat in een papieren agenda, dan ben je altijd door de lessen aan het bladeren en alle dagen aan het verzamelen, zodat je weet op welke dagen je lessen met een leerling hebt gehad. Met een leskaart heb je al meer overzicht. Maar ook daarbij geldt: als er wijzigingen inzitten die jij of je instructeurs niet goed registreren, dan is het heel makkelijk om een les over het hoofd te zien en niet te factureren”, legt Tijssen uit.
En dat is zonde. Want één rijles missen, kost je meer dan je misschien denkt. “We weten allemaal dat de marges in de rijschoolwereld niet heel hoog zijn. Zeker bij rijlessen komen veel kosten kijken.” Denk aan de kosten aan je auto, de brandstof, de afschrijving, wegenbelasting en de kosten voor een instructeur of je kantoor. “Dat alles bij elkaar maakt dat je op één lesuur niet zo gek veel verdient. Als je één rijles vergeet, betekent dat algauw dat je vijf andere lessen niets meer verdient. Dus dat geeft wel aan hoe belangrijk het is om al die lessen goed in een systeem te hebben.”
Factureren
Een goed softwarepakket bestaat dus uit één systeem waar alles goed in geregistreerd staat. Dat begint bij één planning voor zowel de rijschool en instructeurs als de leerling. “Op die manier kun je afspraken met elkaar delen, en voert iedereen daar ook een soort controle op uit”, legt Tijssen uit. “Staat er een les teveel in? Dan zal de leerling zich altijd melden. Staat er een les te weinig in? Dan meldt de instructeur zich, anders krijgt hij een uur te weinig uitbetaald.” Het factureren van de lessen kan op veel verschillende manieren. Veel rijscholen werken met een lespakket, waarbij de leerling in het begin van zijn rijopleiding een aantal lessen koopt die hij gedurende zijn rijopleiding opmaakt. Is dat handig?
Lespakketten
“Op zich is dat heel overzichtelijk, want dan weet je precies wat een leerling gekocht heeft en boek je dat gaandeweg af. Het wordt wel wat ingewikkelder als een leerling buiten het pakket nog extra lessen nodig heeft. Het is van belang om ook daar goed grip op te houden”, aldus Tijssen. “Het is dan handig om te werken met een softwarepakket dat je tegoeden bijhoudt.” In PlanGo kun je dat tegoed bijhouden, als ware het een soort beltegoed. “Alle lessen die je inplant, gaan eraf. Bij het factureren waardeer je het tegoed juist op. Zo weet je altijd wat een leerling betaald heeft, gelest heeft of nog gepland heeft staan.”
Dat hoeft overigens niet handmatig, vertelt Tijssen. “In de software is ook een mogelijkheid om het tegoed automatisch aan te vullen. Als je een nieuwe rijles – buiten het pakket – toevoegt, wordt deze automatisch klaargezet voor een factuur. Met één druk op de knop kun je die aangemaakte regels factureren, en die factuur gaat vervolgens direct naar de leerling.”
